İhracat Birimi Nasıl Kurulur? Doğru Kadro, Danışmanlık ve Dijital Altyapı Stratejisi

İhracat yapmak isteyen firmalar için en kritik adımlardan biri doğru yapılandırılmış bir ihracat birimi kurmaktır. Bu süreç yalnızca “İngilizce bilen bir satış personeliyle yurt dışına satış yapmak” değildir. Gerçek bir ihracat yapılanması; doğru insan kaynağı, sürdürülebilir altyapı, etkin danışmanlık desteği ve dijital sistemlerle bütünleşik olarak ilerler.

Bu yazıda, ihracat birimi kurmak isteyen KOBİ’ler için adım adım bir yol haritası paylaşacağız.
Ayrıca, Baz Girişim’in bu süreçte nasıl rehberlik sunduğunu, hangi uzmanlık alanlarına yatırım yapmanız gerektiğini de anlatacağız.

---

1. İhracata Başlamadan Önce Stratejik Planlama

İhracata başlamak, planlama yapılmadan atılacak bir adım değildir.
Öncelikle firmanızın ihracat yapmaya hazır olup olmadığını belirlemeniz gerekir. Bu aşamada şu sorular kritik olur:

• Hedef pazarlarınız kimler?
• Ürünleriniz hangi sertifikalara sahip olmalı?
• Lojistik ve gümrük süreçlerine hâkim misiniz?
• Dijitalde görünürlüğünüz var mı?

Bu soruların cevapları sizi ihracat için gerekli organizasyonel yapıyı kurmaya yönlendirir.
İlk adım olarak mutlaka bir ihracat ajansından danışmanlık almak gerekir.
BAZ Girişim gibi ihracat odaklı ajanslar; pazar araştırması, hedef ülke analizi, rakip istihbaratı ve dijital dönüşüm planlaması gibi konularda firmalara güçlü bir temel kazandırır.

👉 Daha önce paylaştığımız İhracata Başlayacaklar İçin Rehber yazımızda olduğu gibi, her adımda stratejik bir yaklaşım gerekir.

---

2. İlk Adım: Danışmanlık Alarak Bilgi ve Altyapı Kazanımı

İhracata başlamadan önce mutlaka bir danışmanlık firmasıyla çalışarak bilgi (know-how) aktarımı sağlanmalıdır.
Bu süreçte şu altyapılar hazırlanır:

• Web sitesi ve dijital varlıklar: Çok dilli, ürün odaklı, teknik bilgi barındıran bir yapı.
• Kataloglar ve tanıtım materyalleri: Profesyonel görseller, ürün kodları, teknik açıklamalar.
• Pazar araştırması ve ticari istihbarat: Hedef pazarlarda potansiyel alıcıların listelenmesi, rakip analizleri.
• Destek altyapısı: Ticaret Bakanlığı’nın teşviklerinden nasıl yararlanılacağına dair yol haritası.

Bu adımlar tamamlandıktan sonra, şirketin kapasitesine uygun nitelikli personel istihdamı yapılmalıdır.

👉 Daha önce paylaştığımız Mal İhracatı Destekleri Rehberimizde olduğu gibi, her adımda stratejik bir yaklaşım gerekir.

---

3. Temel İhracat Kadrosu Nasıl Oluşturulur?

Bir ihracat biriminin bel kemiğini aşağıdaki roller oluşturur:

İhracat Satış Uzmanı

Müşteri iletişimi, teklif hazırlama, sipariş yönetimi gibi konularda görev alır.
İyi derecede yabancı dil bilgisi ve CRM sistemlerine hâkimiyet bu pozisyon için olmazsa olmazdır.
Unutmayın: “CRM’e hükmeden, satışa hükmeder.”

Operasyon Sorumlusu

Proforma, fatura, ATR, Euro 1, konşimento gibi dış ticaret belgelerini hazırlayan kişidir.
Gümrük, navlun, sigorta süreçlerine hâkim olmalı; Dahilde İşleme Rejimi ve ihracat beyannamesi konusunda bilgili olmalıdır.

Dijital Pazarlama Uzmanı

Dijital görünürlük, içerik üretimi, reklam yönetimi ve web sitesi optimizasyonu gibi konularla ilgilenir.
İhracatta fark yaratmak için güçlü bir dijital kimlik oluşturmak artık zorunluluk haline gelmiştir.

---

4. Genişleyen Kadroda Uzman Roller

İhracat hacminiz arttıkça, biriminiz de profesyonelleşmelidir.
Bu aşamada şu uzmanlık alanları eklenebilir:

• Pazar Araştırması ve Ticari İstihbarat Uzmanı: Hedef ülke, rakip ve müşteri analizleri yapar.
• Ürün Uyum ve Teknik Dokümantasyon Uzmanı: Pazara giriş belgeleri, CE, EAC, ISO, REACH gibi sertifikasyon süreçlerini yönetir.
• İhracat Teşvik ve Destek Uzmanı: Ticaret Bakanlığı, Eximbank ve UR-GE desteklerinden etkin şekilde yararlanılmasını sağlar.
• Yurt Dışı Satış Müdürü veya Bölge Sorumlusu: Farklı ülke pazarlarında saha faaliyetlerini yönetir.

Bu yapı, ihracatınızı sürdürülebilir hale getirir.

---

5. Dışarıdan Hizmet Alımı Gereken Alanlar

Her rolü şirket içinde istihdam etmek maliyetli olabilir.
Bu nedenle bazı hizmetleri dış kaynaklardan almak çok daha verimlidir.

Dışarıdan alınabilecek hizmetlere örnekler:

• Web sitesi yapımı ve bakımı
• CRM ve ERP yazılım kurulumu (Zoho, HubSpot vb.)
• Grafik tasarım ve katalog üretimi
• Çeviri ve yerelleştirme (ülke kültürüne göre ürün sunumu)
• Dijital reklam ve içerik danışmanlığı

Bu süreçlerde ajanslar yalnızca hizmet sağlayıcısı değil, aynı zamanda firmanızın “dış ticaret rehberi” rolünü üstlenir.

👉 Örnek olarak Mini MBA: B2B İhracat Pazarlama, İş Geliştirme ve Satış Rehberimize göz atabilirsiniz.

---

6. Danışmanlık Firmalarıyla İşbirliği: Bilgi Transferi ve Sürdürülebilirlik

İhracat süreçlerinin başarıya ulaşması için, danışmanlık firmalarıyla bilgi aktarımı süreci iyi yönetilmelidir.
BAZ Girişim olarak biz, tüm çalışmalarımızı Google Drive tabanlı bilgi paylaşımı sistemi üzerinden yürütüyoruz.

Bu sayede:

• Şirketler tüm süreçlerin dijital kopyalarına erişebilir.
• Yeni işe alınan personeller, geçmiş çalışmalar üzerinden hızla oryante olabilir.
• İhracat birimi, danışmanlıkla gelen know-how’ı içselleştirir ve sürdürülebilir hale getirir.

İhracat, yalnızca satış değil; bir bilgi ekosistemi oluşturma sürecidir.

---

7. Sonuç: Doğru Yapılandırılmış Bir İhracat Birimi ile Globalleşme

Sonuç olarak, ihracat birimi kurmak, rastgele istihdam ve dağınık süreçlerle yapılacak bir iş değildir.
Bu süreç; danışmanlık, eğitim, teknoloji ve insan kaynağı entegrasyonu gerektirir.

Unutmayın:

“İhracatta başarılı olmak, iç pazardaki başarıyı tekrar etmek değil; dünyayı anlamak ve ona göre konumlanmaktır.”

BAZ Girişim olarak biz, her sektöre özel stratejik ihracat planları oluşturuyoruz.
Danışmanlık almak, dijital altyapınızı kurmak ve pazar araştırmasıyla doğru hedef ülkelere ulaşmak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.

---

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

1. İhracat birimi kurmak için ilk adım ne olmalı?
İlk adım, ihracat danışmanlığı alarak firmanızın mevcut durumunu ve hedef pazar potansiyelini analiz etmektir.

2. İhracat biriminde hangi roller olmalı?
İhracat satış uzmanı, operasyon sorumlusu ve dijital pazarlama uzmanı temel kadroyu oluşturur.

3. Hangi alanlarda dışarıdan destek alınabilir?
CRM kurulumu, web sitesi bakımı, tasarım, yerelleştirme ve dijital reklam yönetimi dış kaynaklardan alınabilir.

4. İhracat danışmanlığı neden önemlidir?
Danışmanlık, bilgi transferi ve stratejik yönlendirme sağlar; böylece hatalı yatırımların önüne geçilir.

5. BAZ Girişim ihracat birimi kurulumu sürecinde nasıl destek olur?
Pazar araştırması, dijital altyapı kurulumu, devlet destekleri ve ihracat planlaması aşamalarında uçtan uca destek sunar.